Использование связанных баз данных в Notion — пошаговое руководство

Возможно, самым мощным и полезным аспектом концепции является функциональность базы данных. Как только вы узнаете о таких понятиях, как связывание баз данных в концепции, вы действительно сможете создавать некоторые интересные рабочие процессы.

1. Выберите исходную базу данных (таблицу), на основе которой вы хотите создать связанную базу данных
2. Откройте страницу, на которой должна находиться связанная база данных
3. Введите/создайте и выберите «Создать связанную базу данных» в меню
4. Введите имя таблицы, с которой вы хотите связать базу данных, и выберите ее в меню.

Прежде чем мы начнем, если вы хотите узнать еще больше о концепции или других приложениях, обратите внимание на SkillShare. На Skillshare есть учебники по Concept, Evernote, Todoist, Things 3, Trello и многим другим. Более того, есть отличный курс Франческо д’Алессио по концепции, который вы можете посмотреть по ссылке ниже:

Если вы только начинаете работать с концепцией и не уверены, с чего начать, вам стоит ознакомиться с полным руководством для начинающих по концепции. В нем рассматривается все, что вам нужно знать, чтобы начать правильно. Ссылка на руководство находится ниже:

Если вам нужны советы для опытных пользователей, ознакомьтесь с нашей статьей, содержащей советы, которые помогут вам стать опытным пользователем концепции, по ссылке ниже:

Давайте начнем изучать, как использовать связанные базы данных в концепции.

Выберите исходную базу данных (таблицу), на которой вы хотите основать свою связанную базу данных

Выберите таблицу, которую вы хотите использовать в качестве источника вашей связанной базы данных. В данном случае я буду использовать образец базы данных, который я создал для целей этого учебника.

Откройте страницу, на которой будет располагаться связанная база данных

Откройте или создайте страницу, на которой должна появиться связанная база данных.

Введите/создайте и выберите «Создать связанную базу данных» в меню

Нажмите на тело страницы и введите /create. Появится меню. Выберите опцию «Создать связанную базу данных», как показано на скриншоте выше.

Введите имя таблицы, с которой вы хотите установить связь, и выберите ее в меню.

Появится диалог «выбрать базу данных», содержащий список существующих таблиц/баз данных. Чтобы сэкономить время, начните вводить имя вашей таблицы (в данном учебнике — master), и концепция сузит список результатов. Как только вы увидите свою таблицу, выберите ее.

Ваша связанная база данных будет

Посмотрите слева от названия вашей таблицы. Заметили что-нибудь другое? Вы должны увидеть стрелку, как на скриншоте выше. Эта стрелка указывает на то, что эта таблица действительно связана с исходной базой данных (главной таблицей, в случае нашего учебника).

Вы можете заметить, что столбцы расположены не в том же порядке, что и в исходной таблице. Это нормально, поскольку концепция может иногда делать это при создании связанной базы данных. Вы можете исправить это, просто щелкнув и перетащив столбец в нужное вам положение.

Как настроить связанную базу данных в концепции

Создание связанной базы данных в концепции, как видите, несложно, но теперь остается вопрос: что с ней делать? Есть много вещей, которые вы можете сделать, и мы рассмотрим несколько примеров.

Использование фильтров для создания нового представления ваших данных в концепции

Я использую связанные базы данных в концепции для создания пользовательского представления данных. Поскольку базы данных/таблицы становятся все больше и больше, становится все труднее и труднее быстро найти конкретную информацию, которую вы хотите увидеть.

К счастью, концепция предоставляет связанные базы данных как способ создания индивидуальных представлений ваших данных.

Чтобы создать фильтр для вашей связанной базы данных, сделайте следующее:

Наведите курсор мыши на верхнюю часть вашей связанной базы данных. Вы должны увидеть некоторые контекстные данные, которые включают кнопку Ellipsis (…). Нажмите на кнопку Многоточие.

Появится всплывающее меню. Выберите опцию «фильтр» во всплывающем меню.

Появится небольшое всплывающее окно, содержащее список примеров типов фильтров и кнопку «Добавить фильтр». Нажмите на кнопку » + Добавить фильтр».

Появится небольшое всплывающее окно с критериями фильтра.

• Переменная (столбец)
• Оператор сравнения
• Значение (значения), которое будет использоваться для фильтрации.

Переменная — это столбец (в нашем случае владелец, комментарии, срок действия и текущий статус). Они будут уникальными для вашей таблицы. Выберите столбец, по которому вы хотите фильтровать. В данном учебнике я хочу создать представление всех задач, за которые отвечает Veruca.

• Содержит
• не содержит
• пустой
• не пустой

В данном учебнике мы будем использовать опцию «содержит». Наконец, есть опция «Значение». Выберите значение, которое вы хотите увидеть. Для учебника мы выберем «Veruca», так как хотим видеть только задачи, назначенные Veruca.

Как вы можете видеть, наша связанная база данных показывает нам только задачи, назначенные Veruca. Довольно круто, верно? Но что если я захочу сделать

Как видите, я добавил кучу данных в главную таблицу. Поэтому давайте создадим представление, в котором будут отображаться все задачи, не назначенные Веруке или Августу.

Мы создадим нашу связанную базу данных, набрав /create и выбрав в меню пункт «Создать связанную базу данных».

Когда появляется меню «Выбрать базу данных», я ввожу имя моей главной таблицы (master table) и выбираю ее из меню.

Появляется моя связанная база данных, навожу курсор на верхнюю часть таблицы и нажимаю на многоточие. В меню я выбираю опцию «фильтр».

Появляется меню фильтра, и я нажимаю на » + Добавить фильтр», чтобы отобразить меню критериев фильтра.

Я создал свой фильтр, чтобы он показывал и Веруку, и Августа, и здесь все становится немного интереснее. На скриншоте выше видно, что у меня есть второй набор критериев фильтрации. Это сложный фильтр, поскольку в нем есть два или более условий. Условное членство между первым условием (владелец не содержит Veruca) и вторым (владелец не содержит Augustus) — это and. Для условного членства у вас есть опция and или. And означает, что и первое условие, и второе условие должны применяться, чтобы запись появилась. Условное или указывает, что только одно из условий должно быть истинным.

Мы хотели исключить и Веруку, и Августа, поэтому выбрали условие и.

Как видно из изображения выше, мы смогли отфильтровать все задачи, назначенные на Veruca или Augustus. Надеюсь, вы видите, насколько мощными являются фильтры в этой концепции. Теперь, для нашего последнего задания, давайте объединим фильтр и определенный тип проекции. В этом случае давайте рассмотрим все задачи, которые не были выполнены и назначены Чарли, Вайолет или Майке, в виде доски Канбан.

Я создал новую связанную базу данных. Теперь давайте создадим наш фильтр.

Надеюсь, я не потерял вас с фильтром выше. Фильтр в основном говорит: «Мне нужны все задачи, у которых нет статуса завершенной, а владелец не содержит Veruca и владелец также не содержит Augustus». Если вы заметили, что третье участие и условное условие выделены серым цветом. Это потому, что после первого условного присоединения в фильтре все последующие присоединения будут такими же, как и первое. Так что если первое из них — «и», то все остальные будут «и». Если первое — OR, то все остальные будут ors.

Как видно из скриншота выше, связанная база данных показывает только незавершенные задачи, которые не были назначены Веруке или Августу. Теперь давайте создадим табличное представление этой связанной базы данных.

Наведите курсор на связанную базу данных и нажмите кнопку » + Добавить представление».

Появится меню. Введите имя, которое вы хотите присвоить представлению (я выбрал табличное представление), выберите опцию «Доска» и нажмите кнопку «Создать».

Теперь ваша связанная база данных будет отображаться в виде доски. Как вы можете видеть, доска использует текущее состояние в качестве элемента сортировки. Если вы хотите просмотреть доску, используя другой критерий, сделайте следующее:

Наведите указатель мыши на емкость и нажмите на многоточие.

В появившемся меню выберите опцию «Группировать по».

Появится меню выбора. Выберите критерий, который вы хотите использовать в качестве элемента сортировки.

Теперь вид вашей емкости изменится на выбранный вами критерий. В случае с нашим семинаром я смог переключиться с сортировки по текущему статусу на сортировку по владельцу. Очень мощно.

Сводка

Работа с таблицами и создание пользовательских представлений путем создания связанных баз данных — это очень мощный инструмент, когда вы его используете. По мере того, как вы играете с таблицами, фильтрами и связанными базами данных, вы становитесь более удобными и начинаете видеть места в своем рабочем процессе, где они могут вам помочь.

Я надеюсь, что этот учебник был полезен для вас. Удачи!