25 удивительных советов для Microsoft Excel

Microsoft Excel известен своими функциями управления данными и электронными таблицами. Он может легко и точно обрабатывать множество важных данных. Microsoft Excel чрезвычайно гибок, и существует множество способов его использования. По функциональности Excel не имеет себе равных. Поэтому Excel — лучший инструмент для тех, кто хочет анализировать данные.

В этой статье блога вы найдете 25 классных советов по использованию Excel. Эти советы и рекомендации помогут вам в ежедневном использовании Excel. Я надеюсь, что некоторые из этих советов помогут вам стать более продуктивными и эффективными при использовании Excel. Ниже перечислены 25 советов по использованию Microsoft Excel:

1. Используйте эти советы, чтобы научиться пользоваться Excel.

2. Скрытие ячейки

3. Заморозить заголовки строк или столбцов

4. Перетащите ячейку, чтобы скопировать значение в другие ячейки

5. Удалить пустые ячейки из столбца

6. Использование флэш-заливки в Excel

7. Добавление комментариев к пользовательским формулам

8. Использование функции суммы

9. Поворот текста заголовка

10. Быстрое добавление десятичных точек

11. Сохранить графики в виде шаблона

12. Добавить калькулятор на панель инструментов

13. Применение терминов

14. Оформление уравнения

15. Быстрая навигация

16. Добавление значений, начиная с 0

17. Быстрое переименование листа

18. Использование символа &

19. Преобразование текста

20. Работа с самосистемой

21. Создание случайной величины

22. Ограничения на ввод

23. Применение диагональных границ

24. Добавление более одной строки или столбца

25. Некоторые важные клавиши быстрого доступа

Замена столбцов на строки

В Excel можно менять данные из столбцов в строки и наоборот. Если вы случайно поместили данные в неправильном формате, то вы можете легко поменять их местами.

1. Скопируйте блок ячеек, которые вы хотите поменять местами.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на целевой ячейке.

3. Choose Paste Special ->Вставить специальный

4. Появится специальное меню Вставка, установите флажок переноса и нажмите OK.

Поздравляем! Вы успешно обменялись ячейками.

Скрытие ячейки

В Excel существует множество хитростей. Один из них — скрытие ячеек. При работе в электронной таблице бывает удобно скрывать определенные ячейки. Сделать это очень просто.

Чтобы скрыть ячейку или ячейки в Excel, выполните следующие действия:

Выберите ячейку, которую необходимо скрыть

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите форматирование ячеек

Перейдите на вкладку Число

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите ячейку, а затем щелкните на ячейке, чтобы выделить ячейку

В строке ввода текста введите «;;;;» и нажмите OK.

Если вы посмотрите на скриншот выше, ячейка (B3) отображается пустой на листе, но когда вы щелкаете по ячейке, значение появляется в текстовом поле ввода ячейки. Это работает, когда речь идет о тексте, числах или даже формулах.

Заморозить строки или заголовки столбцов

Это простой, но очень полезный трюк, который можно использовать в Excel. Вы можете заморозить заголовки строк и столбцов. Поэтому, сколько бы вы ни прокручивали страницу, вы все равно будете видеть эти строки и столбцы. Этот трюк довольно прост в применении.

• Заморозить панели — замораживает верхнюю строку и первый столбец
• Заморозить верхнюю строку — замораживает верхнюю строку
• Заморозить первый столбец

Ваша первая строка и/или столбец будут видны при прокрутке.

Перетащите ячейку, чтобы скопировать значение в другие ячейки

Если вам нужно скопировать значение ячейки в соседние ячейки, вот быстрый совет. Excel позволяет быстро скопировать значение ячейки в соседние ячейки, перетащив ее за угол.

• Выберите ячейку, которую нужно скопировать.

• Наведите курсор на ячейку, пока курсор не превратится в перекрестие.

• Щелкните и перетащите ячейку в ячейки, в которые вы хотите скопировать.

• Отпустите кнопку мыши, и значение исходной ячейки будет скопировано во все ячейки назначения.

Удаление пустых ячеек из столбца

При работе со столбцом данных в некоторых ячейках могут быть пустые значения. Иногда возникает необходимость удалить все ячейки с пустыми значениями в данном столбце. Эта функция легко реализуема в Excel.

Чтобы удалить пустые ячейки в столбце в Excel, сделайте следующее:

Выберите нужный столбец.

Перейдите на вкладку Данные.

Нажмите кнопку Фильтр. Это добавит выпадающее меню фильтра в верхнюю ячейку вашего столбца.

Снимите флажок Выбрать все

Прокрутите список в самый низ и установите флажок (пустые).

Ячейки с пустыми значениями должны быть единственными отображаемыми строками, а номера строк должны быть другого цвета.

Выберите цветные номера строк, удерживая нажатой клавишу Shift, и выделите первую и последнюю строки. Вернитесь домой и нажмите кнопку Delete. Это приведет к удалению строк.

Примените фильтр, нажав на выпадающую кнопку в верхней ячейке вашего столбца и отметив все.

В вашем столбце должны быть все ваши значения за вычетом пустых ячеек.

Использование флэш-заливки в Excel

Excel — это действительно умное приложение. Одна из особенностей Excel заключается в том, что он способен улавливать закономерности при вводе данных. Это очень полезно, когда вы хотите заполнить несколько ячеек, которые следуют определенному шаблону.

Примером такой функциональности может быть электронная таблица контактов, где у вас есть полное имя и адрес электронной почты, и вам нужно заполнить отдельные колонки для имени и фамилии. На этом примере мы покажем, как работает функция Flash Fill. Чтобы использовать функцию Flash Fill в Excel, сделайте следующее:

Откройте электронную таблицу, которую вы хотите использовать.

Заполните первую строку таблицы информацией, которую вы хотите заполнить в других ячейках.

Щелкните на следующей ячейке под заполненной ячейкой и перейдите к данным. Щелкните на кнопке флэш-заполнения.

Эта функция может отлично сэкономить время, так как сводит к минимуму повторяющийся ввод данных.

Добавление комментариев к пользовательским формулам

Excel позволяет создавать пользовательские формулы для вычисления значений. В зависимости от сложности формулы, возможно, имеет смысл добавить некоторые комментарии, чтобы прояснить, что делает формула. Excel поддерживает возможность добавления комментариев к формулам с помощью функции n().

Чтобы добавить комментарии к формуле в Excel, сделайте следующее:

Напишите свою формулу

В конце вашей формулы добавьте формулу, набрав + n («комментарии»), где комментарии — это ваши фактические комментарии.

Значение ячейки останется результатом вашей формулы, но теперь у вас есть комментарий, объясняющий логику вашей формулы.

Использование функции суммы

Добавление списка значений — ключевая функция любой электронной таблицы. Мне постоянно приходится подводить итоги по столбцу или строке значений. В Excel есть множество встроенных функций, но наиболее часто используемой для меня является функция суммы. Функция суммы вычисляет сумму списка значений.

Чтобы использовать функцию суммы в Excel, сделайте следующее:

Щелкните ячейку, в которой должна появиться сумма.

Введите =сумма (затем выделите ячейки, которые вы хотите сложить вместе, и нажмите Enter).

Теперь в ячейке должна появиться сумма выбранных чисел.

Поворот текста заголовка

Хотя все мы привыкли вводить заголовки столбцов в горизонтальном виде, может оказаться полезным, если заголовок столбца будет вертикальным. […] […]

[…]

[…]

[…]

[…]

[…]

При работе в Excel обычно приходится использовать десятичные числа, будь то при работе с валютой или просто при вычислении значений с точностью до десятичной дроби. Excel отлично справляется с форматированием значений (простите за каламбур). Чтобы отформатировать значение до заданного уровня десятичной точности, сделайте следующее:

Выберите ячейку, для которой необходимо установить десятичную точность.

Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек…

Выберите Число в разделе Категория и в текстовом поле Десятичные знаки введите число десятичных знаков, которое должно отображаться в ячейке. Нажмите OK, когда закончите.

В ячейке должно отображаться число с указанным вами количеством знаков после запятой.

Сохранение диаграмм в виде шаблонов

Этот прием поможет вам почувствовать себя мастером Excel. Вы можете сохранить комбинацию макета и цветов, которые, по вашему мнению, очень важны для вас,

Важность сохранения в виде шаблона заключается в том, что вы можете использовать этот шаблон снова и снова, если захотите. Чтобы сохранить диаграмму как шаблон в Excel, сделайте следующее:

Выберите график, который вы хотите сохранить как шаблон.

Щелкните правой кнопкой мыши на графике и выберите Сохранить как шаблон…

Введите имя, которое вы хотите присвоить своему шаблону, и нажмите кнопку Сохранить.

Шаблон графика теперь доступен в качестве опции форматирования для ваших будущих графиков. Это полезно, если есть понравившаяся цветовая схема.

Добавление калькулятора на панель инструментов

Excel предоставляет вам множество элементов управления быстрого доступа. Например, вы можете добавить ярлыки калькулятора, камеры или других приложений. Ярлыки обеспечивают упрощенный доступ к инструментам, которые вы используете чаще всего.

Чтобы создать пользовательский ярлык в Excel, сделайте следующее:

Нажмите на стрелку раскрывающегося меню в верхней части окна Excel.

Прокрутите вниз до нижней части меню и выберите пункт Другие команды…

Select the command(s) you want to add to your toolbar and press the >Щелкните на кнопке с выпадающей стрелкой и нажмите кнопку Сохранить.

Теперь ваша команда будет доступна для использования на панели инструментов быстрого доступа.

Требования к применению

Excel предоставляет вам возможность задавать определенные условия и правила для ваших ячеек. Вы можете сделать это, добавив условное форматирование. Использовать его очень просто.

Чтобы настроить условное форматирование в Excel, сделайте следующее:

Выберите ячейки, которые вы хотите отформатировать, и нажмите кнопку Условное форматирование.

Есть несколько вариантов форматирования, из которых вы можете выбрать. В данном демонстрационном примере мы выберем «Новое правило…».

Выберите стиль и критерии с помощью элементов управления Стиль и Тип и нажмите OK, когда закончите.

Ваши ячейки должны иметь заданное форматирование.

Уравнения затенения

Эта функция в Excel 2016 или более поздней версии (только для Windows) позволяет рисовать уравнения. Это очень полезно, если у вас ноутбук или компьютер с сенсорным экраном. Сделать это довольно просто.

После этого появится желтое поле. Вы можете начать рисовать в желтом поле. Желтое поле автоматически определяет, что вы набрали в этом поле.

Быстрая навигация

Часто бывает утомительно пытаться добраться до последней ячейки. Вместо того чтобы прокручивать кучу строк, Excel облегчил вам эту задачу.

Чтобы быстро перейти к последней заполненной ячейке в рабочем листе Excel, сделайте следующее:

Откройте рабочий лист

Откройте рабочую таблицу Excel и откройте ее.Откройте рабочую таблицу Excel и откройте ее.Откройте рабочую таблицу Excel.Откройте рабочую таблицу Excel и добавьте значения, начинающиеся с 0.

Допустим, вы хотите ввести числа, начинающиеся с нуля. Пример, когда это может понадобиться, — создание номеров счетов-фактур. Проблема в том, что по умолчанию Excel автоматически удаляет ведущий ноль из чисел, начинающихся с нуля.

Однако вы можете настроить ячейки так, чтобы они поддерживали ведущие нули.

Чтобы включить ведущие нули для чисел в Excel, сделайте следующее:

Выделите ячейку, в которой необходимо включить ведущие нули.

Щелкните ячейки правой кнопкой мыши и выберите Форматирование ячеек

Выберите Пользовательский и в текстовом поле Тип введите количество нулей, соответствующее максимальному значению, которое вы хотите поддерживать. Например, если вам нужна возможность поддержки максимального значения 999, введите три нуля. После ввода цифр нажмите кнопку OK.

Если вы введете число, оно автоматически добавит нули, как показано выше.

Быстрое переименование листа

Переименовать рабочий лист в Excel очень просто. Просто сделайте следующее:

Дважды щелкните вкладку рабочего листа

Введите имя, которое вы хотите присвоить рабочему листу, и нажмите Enter.

Введите имя рабочего листа, который вы хотите создать, и нажмите Enter.

Знак & — очень полезный оператор в языках программирования. Но в Excel он используется для объединения (соединения) строк. Рассмотрим, что у вас есть 3 ячейки. В каждой из них есть своя строка. Вы хотите составить из них строку. Excel поддерживает это с помощью символа &.

Чтобы объединить текстовые строки в Excel, сделайте следующее:

В нужном рабочем листе щелкните открытую ячейку.

Введите = и выберите первую ячейку. Добавьте символ &. Это указывает Excel, что будет добавлена еще одна строка. Если вам нужен пробел между объединяемыми строками, используйте «для добавления пробела».

Пример объединения трех строк с пробелом между каждой строкой выглядит как уравнение ниже:

= A5 &amp? «» & B5 & «» & C5

A5, B5 и C5 — это ссылки на ячейки для каждой строки.

Преобразование регистра текста

• Uppercase ->Все символы являются заголовками
• Lowercase ->Только первый символ каждого слова пишется заглавными буквами
• Proper case ->Excel достигает этого с помощью функций UPPER, LOWER и PROPER.

Чтобы установить текст в верхний регистр в Excel, используйте функцию UPPER.

Чтобы установить текст в верхний регистр в Excel, используйте функцию LOWER.

Чтобы установить текст в нижний регистр в Excel, используйте функцию PROPER.

Функция автокоррекции

Иногда вам может понадобиться заменить одну текстовую строку на другую в вашей электронной таблице. Excel поддерживает функцию автокоррекции.

Чтобы настроить автокоррекцию в Excel для Mac, выполните следующие действия:

Параметры в главном меню

Go to Excel ->Введите символ или строку, которую вы хотите заменить, в текстовое поле Заменить, строку замены — в текстовое поле С и нажмите кнопку Добавить.

Теперь при вводе исходной фразы она будет автоматически заменяться новой. В моем примере каждый раз, когда я набираю «John Doe», Excel заменяет его на «Jane Doe».

Создание случайных значений

В Excel можно создавать уникальные значения. Чтобы создать случайное число в Excel, сделайте следующее:

Щелкните ячейку, которую вы хотите использовать для создания случайного числа.

Введите =RANDBETWEEN(x, y), где случайное число будет находиться между x и y. Например, если вы хотите получить случайное число от 1 до 100, введите:

=RANDBETWEEN(1. 100)

Ограничения на ввод

В некоторых случаях необходимо проверить входные данные, чтобы убедиться, что они соответствуют ожидаемому типу данных ячейки. Рассмотрим пример с датой рождения. Она не должна содержать символов. Excel предоставляет возможность задать собственные условия.

Чтобы создать ограничения ввода в Excel, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку Данные и выберите пункт Удостоверить данные.

В раскрывающемся меню Разрешить выберите разрешенный тип ввода. Если вы выбрали число, укажите диапазон разрешенных значений. Затем перейдите на вкладку Вставка сообщения.

Excel позволяет определить сообщение для ввода, которое информирует пользователей о том, какие значения допустимы. Введите сообщение ввода и заголовок и перейдите на вкладку Уведомление об ошибке.

Вкладка «Уведомление об ошибке» позволяет настроить сообщение об ошибке, которое будет отображаться пользователю при попытке ввода недопустимого значения. Введите сообщение об ошибке и его заголовок и нажмите OK.

При нажатии на ячейку будет отображаться сообщение о вводе.

При попытке ввода недопустимого значения будет отображена ваша пользовательская ошибка, которая проинструктирует пользователя соответствующим образом.

Нанесение диагональных контуров

Большинство людей знают, что в Excel можно добавлять контуры к ячейкам. Однако вы также можете добавлять диагональные контуры к ячейкам в ячейках.

Выберите ячейки, к которым необходимо применить диагональные границы

Щелкните ячейки правой кнопкой мыши и выберите форматирование ячеек…

Перейдите на вкладку Граница и нажмите кнопки диагональных границ. Нажмите кнопку OK.

Теперь ваши ячейки будут иметь диагональную границу.

Добавление более одной строки или столбца

Многие пользователи добавляют строки или столбцы по одной строке или столбцу за раз. Но если вы хотите добавить несколько строк или столбцов, есть простой способ сделать это. Чтобы добавить несколько столбцов или строк за один раз, сделайте следующее:

Щелкните на строке или столбце, который вы хотите добавить, и перетащите его, пока не появится номер строки/столбца, который вы хотите добавить.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в выпадающем меню пункт Вставить

Новые строки будут вставлены в нужное место.

Некоторые важные сочетания клавиш

Страница ресурса