Как организовать руководство Todoist

Todoist — это веб-сервис обязательств. Todoist идеально подходит для тех, кто хочет кросс-платформенную поддержку и хочет сервис обязательств, который может интегрироваться со сторонними сервисами автоматизации, такими как Zapier и IFTTT, для создания автоматизированных рабочих процессов. Todoist — отличный сервис.

• Работает
• Субдомены
• Теги
• Приоритет

Хотя я обычно организую Todoist именно таким образом, это не обязательно лучшее решение для вас. То, как вы организуете Todoist, должно в значительной степени определяться тем, как вы смотрите на свои задачи. Некоторым людям нравится использовать теги просто для организации своей работы. Другие используют только проекты. Некоторые используют проекты и теги. Это действительно зависит от того, как вы смотрите на мир.

• Только метки
• Проекты/ярлыки
• Проекты/теги

Цель этого поста — дать вам представление о различных способах организации Todoist, чтобы вы могли найти способ, который лучше всего подходит для вашей работы.

Прежде чем мы приступим к руководству, если вы хотите узнать больше о таких приложениях, как Concept, Todoist, Evernote, Google Docs или просто о том, как стать более продуктивным (например, о курсе Productive’s Awesome Course), вам стоит заглянуть на Skillshare. SkillShare — это платформа онлайн-обучения с учебниками практически по всем вопросам, которые вы хотите изучить. Чтобы узнать больше о SkillShare и его огромной библиотеке курсов и получить скидку 30%, перейдите по ссылке ниже:

Если вы являетесь пользователем Google Calendar, ознакомьтесь с моим руководством по подключению Google Calendar к Todoist. Это позволит вам синхронизировать TODOIST с Google Calendar и синхронизировать ваши задачи и обновления между Todoist и Google Calendar.

Использование тегов в ToDoist для организации ваших задач

Теги в Todoist, по сути, работают так же, как и теги в других системах вовлечения. Теги — это фрагменты метаданных, которые вы прикрепляете к задаче, что позволяет вам организовывать и искать их. Задачи могут иметь более одной метки. Использование тегов делает систему ToDoist очень гибкой. Если у вас есть несколько тегов в задачах, вы можете фильтровать их по различным критериям.

Прежде чем начать добавлять множество тегов, подумайте о том, как вы хотите структурировать свои теги. Речь идет о согласованности. Выберите имена тегов, которые можно будет использовать многократно, и используйте их последовательно. Не создавайте пять разных тегов, которые означают одно и то же. Запомните свою структуру и придерживайтесь ее. Это значительно упростит фильтрацию на основе тегов.

Как добавить тег к задаче в Todoist

1. Создайте или откройте задачу и нажмите на кнопку метки
2. В текстовом поле с типом метки A Grayed Out введите имя вашей метки и нажмите кнопку Создать
3. Установите флажок рядом с новой меткой и нажмите кнопку Завершить

1. Создайте или откройте задачу и нажмите на кнопку метки
2. После ввода задания нажмите пробел и введите знак @ и имя вашей метки. Если у вас есть существующие метки, Todoist покажет их в выпадающем списке по мере ввода названия метки.

Поздравляем, вы добавили метку в свой проект! Кажется, что это не так много, но это основа для использования меток для организации ваших задач.

Добавление приоритета к задачам

Использование тегов определенно может помочь вам сделать ваши задачи более полезными с точки зрения организации, фильтрации и возможности поиска. Однако мы также можем использовать приоритет для создания иерархии задач. Использование приоритета и тегов для упорядочивания и фильтрации задач является очень мощным средством.

• Приоритет 4
• Приоритет 3
• Приоритет 2
• Приоритет 1

Приоритет 4 — это самый низкий приоритет, а приоритет 1 — это самый высокий приоритет или самая срочная задача.

Как назначить приоритет задачам в Todoist

1. Создайте или откройте задачу
2. Нажмите на значок флага. Во всплывающем окне будут показаны четыре различных флага. Белый — приоритет 4, синий — приоритет 3, оранжевый — приоритет 2 и красный — приоритет 1.
3. Нажмите на флаг, который соответствует уровню приоритета, который вы хотите установить

Todoist изменяет цвет контура контрольного круга слева от задачи в зависимости от уровня приоритета. Ниже приведен пример:

После того как вы назначили метки и приоритеты каждой из ваших задач, вы можете использовать фильтры для создания пользовательских представлений на основе меток и представлений.

Используйте фильтры для просмотра задач в различных перспективах

Фильтры в Todoist позволяют создавать пользовательские представления. Если вы знакомы с перспективами в OmniFocus, то это их упрощенная версия. Не воспринимайте предыдущее утверждение как отрицание возможностей фильтров в Todoist. Фильтры — одна из ключевых особенностей Todoist.

• Мне назначили
• Назначено другим
• Приоритет 1
• Приоритет 2
• Приоритет 3
• Приоритет 4
• Посмотреть все
• Без срока годности

Каждый из этих пунктов не требует пояснений. Назначенные мне — это задачи, которые были назначены мне. Назначенные другим — задачи, которые были назначены не мне. Каждый из фильтров приоритетов показывает только задания с определенным приоритетом. Видеть все показывает все назначения

На левой панели нажмите кнопку «Плюс» справа от фильтров.

Появится окно, в котором вам будет предложено назвать фильтр и ввести запрос, который вы хотите использовать.

1. Создать запрос довольно просто, если вы знаете синтаксис. В Todoist есть отличная страница по всем вариантам синтаксиса, доступным для вашего запроса, по ссылке ниже:
2. Давайте создадим простой пример. Хороший базовый фильтр, который я хотел бы иметь, — это все задачи, которые мне нужно сделать в городе. Создать этот фильтр очень просто:

Нажмите кнопку + рядом с фильтрами

Дайте нашему фильтру имя, например «вещи, которые мне нужны в городе».

1. Введите тег города со знаком @ перед ним (@town).
2. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить фильтр
3. Пример фильтра: Все срочные покупки, которые мне нужно сделать в городе
4. Нажмите кнопку + рядом с фильтрами

Дайте нашему фильтру имя, например «срочные покупки в городе».

1. Введите тег города со знаком @ перед ним (@town).
2. Добавьте символ & и теги @town и @Purchases с символом между ними: p1 & @Purchase & @town
3. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить фильтр в Todist
4. Последний шаг является новым для нас. Добавить приоритет так же просто, как ввести одно из P1, P2, P3, P4 для обозначения приоритета. Поиграйте с тегами, приоритетами и фильтрами, чтобы увидеть, как вы можете использовать их в своем рабочем процессе.
5. Использование проектов и тегов для организации задач в Todoist

Нажмите кнопку Добавить проект на левой панели

Дайте проекту название и нажмите кнопку Добавить проект

1. Ваш новый проект появится на левой панели.
2. Добавление новой задачи в проект в Todoist

Нажмите кнопку Добавить задачу в вашем проекте

Заполните заголовок, теги, темы и дату выполнения по мере необходимости.

1. В качестве альтернативы можно использовать хэштег # и название вашего проекта. Откройте свой проект и введите хэштег и название проекта. Примером может быть: #blog.
2. Ваш проект появится внутри вашего проекта. Вы также должны заметить, что на левой панели рядом с вашим проектом теперь будет стоять цифра, указывающая на количество проектов в вашем проекте.

Добавление существующей задачи в проект в Todoist

Откройте задачу

Нажмите на кнопку проекта в задаче

1. Выберите свой проект из выпадающего меню
2. Нажмите на кнопку Добавить задачу, чтобы сохранить изменения в задаче
3. Теперь ваша задача появится в вашем проекте.
4. Использование сроков выполнения для создания временной шкалы проектов в Todoist

Большинство проектов имеют сроки выполнения. Очень редко у вас есть проект, который вы не успеваете завершить. Todoist позволяет вам добавлять даты к каждому из ваших проектов. Это поможет создать временную шкалу для вашего проекта.

Откройте задачу

Нажмите на кнопку Календарь

1. Выберите один из вариантов даты по умолчанию (сегодня, завтра, на следующей неделе или через неделю) или дату из календаря.
2. Дополнительно — добавьте время, нажав кнопку Добавить время в окне календаря, введите время и нажмите Сохранить
3. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить задачу
4. Использование приоритетов для задач в проекте
5. Не забывайте расставлять приоритеты для своих задач. Установление приоритетов и сроков выполнения обеспечивает большую структурированность ваших проектов. Это также дает вам больше критериев для фильтрации.

Совместное использование проектов, подпроектов и тегов для организации задач в Todoist

В этой статье мы рассмотрели теги, проекты и фильтры, но есть еще один вариант, о котором мы должны поговорить: подпроекты. Подпроекты позволяют вам определить общую область проекта, на которой вы хотите сосредоточиться, и добавить к ней подпроекты. Это легче понять на примере. Предположим, вы хотите управлять всем своим карьерным обучением как проектом с подпроектами для каждого курса или дисциплины, которую вы изучаете. Todoist делает это очень просто.

Чтобы создать подпроекты в рамках главного проекта в Todoist, сделайте следующее:

Создайте основной проект, нажав на кнопку + рядом с проектами на левой панели, дайте проекту название и нажмите Добавить проект.

Нажмите на многоточие справа от нового проекта в левой панели.

1. Выберите Добавить проект ниже в выпадающем меню
2. Дайте название своему подблоку и нажмите Добавить проект
3. Теперь ваш подпроект должен находиться внутри вашего основного проекта. Приятная особенность подпроектов заключается в том, что при необходимости вы можете углубиться на несколько уровней. Ваши подпроекты могут иметь подпроекты.
4. Использование фильтров с проектами, подпроектами, тегами и приоритетами в Todoist

Теперь давайте соединим все, чему мы научились. Я создал проект с подпроектами, приоритетами, тегами и сроками выполнения, как показано на рисунке ниже:

Для фильтрации проектов есть несколько вариантов запросов:

## плюс проект показывает все задачи в проекте. Примером может быть:

Это вернет все задачи в блоге проекта.

Вы можете использовать и создать и условный для вашего запроса. Примером может быть:

Вы также можете создать поиск, который охватывает все проекты, за исключением исключения подпроекта. Чтобы исключить кандидата, используйте!#.

Например, я хочу просмотреть все проекты в Career_Learning, кроме тренингов по продажам. Для этого мой запрос будет выглядеть следующим образом:

## Career_Learning &! #Тренинг по продажам

Вы можете проявить фантазию в выборе комбинированных дат и приоритетов. Допустим, я хочу увидеть все задания в Career_Learning, относящиеся к P2, которые также должны быть выполнены в ближайшие 60 дней. Я сделаю это следующим образом:

60 дней &amp? ## Карьера_обучение & P2

Вы можете сделать вариации этого, чтобы включить теги, а также, например, все задания, которые являются онлайн-курсами в ближайшие 90 дней:

90 дней &amp? @online_course

или все онлайн-курсы в ближайшие 90 дней, которые не являются AWS:

90 дней &amp? @online_course &! @Aws

Опять же, система фильтров в Todoist очень гибкая и позволяет вам действительно настроить способ просмотра ваших заданий. Чем больше данных вы последовательно присваиваете своим задачам, тем больше способов просмотра ваших задач и проектов.

Пытаетесь ли вы стать более организованным?

Если «да», то вам стоит прочитать книгу Дэвида Аллена, которая поможет вам в этом. Система GTD — это, пожалуй, самая известная система для повышения продуктивности. Если вы еще не читали ее, вы просто обязаны это сделать:

Если вы еще не подписались, подпишитесь на рассылку Productivity Engineer. Она полна советов и рекомендаций о том, как получить максимальную отдачу от приложений для повышения продуктивности, которыми вы пользуетесь каждый день. Мы ненавидим нежелательную почту так же, как и вы, и обещаем присылать вам только то, что, по нашему мнению, поможет вам справиться с делами.

Теперь у нас есть канал на YouTube, и мы стараемся наполнить его советами, подсказками, советами по работе и учебными пособиями. Нажмите на ссылку ниже, чтобы проверить его!

Загляните на нашу страницу ресурсов

Загляните на страницу наших ресурсов, где представлены продукты и услуги, которыми мы пользуемся каждый день, чтобы сделать что-то нужное или облегчить жизнь, по ссылке ниже:

Резюме

Todoist — это действительно отличный сервис, который позволяет вам работать так, как вы хотите. Он кроссплатформенный и не требует больших затрат на покупку, поскольку работает по модели «freemium» на месяц. Используя теги, приоритеты, проекты и подпроекты, вы получаете множество измерений, которые можно использовать для фильтрации ваших задач, чтобы видеть только то, что вы хотите видеть в данный момент.

Полезные ссылки

Другие статьи, которые могут быть вам интересны

Как создать шаблон в ToDoist — иллюстрированное руководство Ссылка на Как создать шаблон в Todoist — иллюстрированное руководство