Определяющее руководство по повышению продуктивности

Все мы хотим быть более продуктивными. Существуют миллионы книг о том, как стать более продуктивным или почему мы должны быть более продуктивными. В нашей жизни есть вещи, которые мы хотим сделать, но по какой-то причине просто не делаем этого. Но быть более продуктивным легче сказать, чем сделать.

1. Спросите себя, почему вы непродуктивны, и будьте честны.
2. Запишите, чего вы хотите и почему вы этого хотите
3. Определите ключевые области вашей жизни, на которых следует сосредоточиться
4. Создайте краткосрочные и долгосрочные цели
5. Возьмите каждую цель и запишите шаги, необходимые для ее достижения
6. Составьте подробный список дел для каждой цели
7. Просмотрите свой список дел и решите, что вы будете делать, а что нет.
8. Используйте таймер, чтобы отслеживать, сколько времени требуется на выполнение задач.
9. Планируйте задачи в менеджере задач
10. Найдите партнера по подотчетности
11. Создайте систему отслеживания своего прогресса, чтобы видеть, насколько продуктивно вы работаете.

Если вы хотите узнать больше, вам стоит заглянуть на Skillshare. SkillShare — это сайт онлайн-обучения, на котором есть учебники практически по всем вопросам, включая обучение и подготовку к экзаменам. Один из моих любимых курсов на Skillshare — «Мастер-класс по продуктивности» Томаса Франка. Этот курс отлично подходит для создания системы продуктивности, которая поможет вам последовательно и эффективно выполнять необходимые дела.

Для получения дополнительной информации о SkillShare перейдите по ссылке ниже:

Почему вы не можете добиться стабильной продуктивности?

Это первое, с чего нужно начать. Прежде чем вы сможете что-то изменить в себе, вам нужно честно ответить на вопрос: почему вы не можете быть стабильно продуктивным? Главное здесь — быть честным. Очень легко говорить обо всех вещах, которые появляются в вашей повседневной жизни и мешают вам быть продуктивным.

Однако, чтобы изменить свою жизнь, или, в данном случае, стать более продуктивным, вам нужно изменить свое поведение. Способ изменить свое поведение — это быть честным с самим собой, определить, чего вы действительно хотите, и, что более важно, почему вы этого хотите. Легко хотеть быть более продуктивным, но почему вы хотите быть более продуктивным? Что вы получите от того, что станете более продуктивным?

Дело в том, что, хотя вы, несомненно, достигнете целей, став более продуктивным, на самом деле все дело в чувстве, которое вы испытываете, когда работаете продуктивно. Мы все халтурили и жалели об этом, но жалели ли мы когда-нибудь о том, что продвигались вперед и делали работу? Я бы сказал, что ответ для вас — нет, потому что для меня мы никогда не жалели о том, что продвигались вперед и делали работу.

Быть стабильно продуктивным — это тяжелая работа!

Стать более продуктивным — это тяжелая работа. Это факт, который нельзя упускать. Главное — заставить себя работать продуктивно постоянно. У Дино Бейберса, футбольного тренера университета Сиракуз, есть поговорка, которую он использует в работе со своими игроками:

Мне нравится эта цитата. Она действительно воплощает идею о том, что вы должны быть последовательны в своем подходе к достижению цели. Я знаю, что мы можем чувствовать себя по-настоящему продуктивными, когда у нас выдается день огромной продуктивности. Однако большую часть времени мы работаем менее эффективно. Несомненно, лучше всего заниматься своим делом последовательно, чтобы добиться желаемых результатов.

Вы должны выполнять работу, но если вы действительно настроены на выполнение работы, есть методы, которые можно использовать для ускорения процесса. Вопрос в том, действительно ли вы этого хотите?

Как победить промедление, чтобы стать более продуктивным

Откладывание дел — это то, что мы все делаем, это часть человеческого бытия. Тем не менее, вам нужно подсчитать, сколько времени вы потратили на откладывание дел, а сколько — на их выполнение.

Итак, как же улучшить процесс избегания проволочек и доведения дел до конца? Прежде всего, нужно перечислить наиболее распространенные виды деятельности, которыми вы занимаетесь, когда откладываете дела. Вы смотрите кучу видео на YouTube? Играете в последнюю игру Call of Duty на PS4 или Xbox? Не пролистываете Twitter или Instagram? Я здесь не для того, чтобы судить вас, поскольку я потратил много времени (раздражающе) на все вышеперечисленное. Если вы не осознаете, что вы делаете и как много вы это делаете, то вы никогда не измените этого.

Из личного опыта я знаю, что обычно недооцениваю количество времени, которое я трачу на развлечения, и переоцениваю количество времени, которое я трачу на продуктивную деятельность. Проследив за тем, сколько времени вы тратите на откладывание дел, вы поймете, что теряете кучу времени.

Сбалансируйте продуктивность с веселыми, непродуктивными занятиями

Чтобы было понятно, я не говорю, что нужно отказаться от YouTube, видеоигр или социальных сетей. Это было бы нереально, и любая попытка сделать это, скорее всего, приведет к массовому рецидиву в какой-то момент и в будущем. Вместо этого я предлагаю, чтобы, как вы планируете свое продуктивное время, вы планировали свое непродуктивное время. Удаление всего того, что вам нравится делать, — не лучший рецепт успеха.

Составьте список вещей, которые вам нравится делать. Получив этот список, оцените, сколько времени потребуется на каждую задачу, и будьте очень консервативны в своих оценках. Если, например, вы думаете, что выполнение задачи займет у вас 20 минут, поставьте 40. Как я уже говорил, мы склонны переоценивать свои силы и возможности. Удвоение вашей оценки времени гарантирует, что у вас есть запас, чтобы работать с тем, что вам понадобится, особенно когда вы только начинаете.

Запишите, чего вы хотите и почему вы этого хотите

Для того чтобы работать продуктивно, вам нужно знать, чего вы хотите. Чтобы определить, действительно ли вы этого хотите, задайте себе простой вопрос: зачем мне это нужно? Это престиж достижения? Это вещь или вещи, которые вы получите в результате выполнения работы? Или это чувство, которое вы испытаете, когда подтолкнете себя и достигнете большего, чем думали? Только вы сами можете ответить на этот вопрос.

Определите ключевые области вашей жизни, на которых следует сосредоточиться

Как только вы записали, чего вы хотите и почему вы этого хотите, следующее, что нужно сделать, — это составить карту ключевых областей вашей жизни, на которых вы хотите сосредоточиться. Такая схема поможет вам распределить все дела по нескольким зонтичным областям.

Например, у вас может быть область под названием «Карьера». Другая область может называться семьей, а третья — здоровьем. Как и сколько их будет, решать вам, но я рекомендую иметь не более четырех областей.

Причина, по которой я говорю «не более четырех областей», заключается в том, что нам нужно сосредоточиться. Как только вы выходите за рамки областей, вы теряете фокус, и идея управления всеми этими областями становится очень пугающей. Лучше иметь небольшую горстку областей, которыми можно управлять.

Создайте краткосрочные и долгосрочные цели

Теперь, когда мы определили наши области, нам нужно построить эти области с нашими краткосрочными и долгосрочными целями. Эти цели должны быть непосредственно связаны с областью, к которой мы их относим. Цели должны иметь конкретную дату начала и окончания. Конкретность очень важна в этом процессе. Если вы не будете конкретны, вы обнаружите, что ваши цели никогда не будут достигнуты, поскольку они будут очень расплывчатыми и казаться недостижимыми.

Сроки, особенно приближающиеся сроки, работают как фокусирующий агент, который заставляет нас наклоняться назад и выполнять ключевые задачи, необходимые для достижения наших целей. Каждый сайт должен иметь как минимум одну краткосрочную и долгосрочную цель. Краткосрочная цель должна быть достигнута в течение трех месяцев. Долгосрочная цель должна быть достигнута через три месяца, но до истечения года.

Я знаю, что многим нравится иметь трех- или пятилетние планы, но я считаю, что все, что выходит за рамки одного года, является чистой спекуляцией. Дело в том, что в большинстве случаев мы понятия не имеем, чего бы нам хотелось через год.

Конечно, есть и исключения, например, получение четырехлетнего образования, работа врачом или накопление денег на дом. Однако многие из ваших целей, на мой взгляд, вполне укладываются в годичный срок.

Возьмите каждую цель и запишите шаги, необходимые для ее достижения

Теперь, когда у нас есть цели, следующим шагом будет их детализация. Это означает, что нам нужно создать подзадачи для каждой из целей. Задача — это уникальная сущность, которая является очень простой. Ее нужно разбить на мельчайшие части. Задача должна представлять собой одно действие. Примером может служить встреча с экспертом по кибербезопасности.

Проделайте это упражнение для всех ваших задач. Не торопитесь выполнять это упражнение, так как это ключ к достижению ваших целей и продуктивности. Если ваши задачи будут слишком общими или неопределенными, это приведет к умственному трению, и вы с меньшей вероятностью выполните их.

Список дел и список неделания

Следующий шаг — посмотреть на свои задачи и понять, какие из них действительно стоит выполнить. Я знаю, что когда я начинаю следить за тем, что я делаю, то, как правило, загружаю своего менеджера тонной задач, независимо от того, планирую я их выполнять или нет.

• Список дел
• Список дел

Возможно, вы слышали поговорку «Не пытайтесь вскипятить океан». Эта фраза в первую очередь относится к попыткам сделать слишком много и не сделать ничего. Если вы не сузите свой фокус, вы не увидите леса за деревьями. Вы будете настолько заняты, пытаясь выделить задачи, что не будете знать, стоит ли их выполнять или нет. Некоторые из ваших задач просто не стоят того, чтобы их выполнять, или не так важны, как другие задачи, которые вам необходимо решить.

Эффективное выполнение дел, которые не стоит делать, не делает вас эффективным или продуктивным. Эффективно делать то, что вы должны делать, — вот что делает вас эффективным. Это может показаться незначительной разницей, но она имеет значение для всего мира. Как бы быстро вы ни делали то, что не имеет значения, это все равно не имеет значения.

Вот почему наличие списка не так важно, как наличие списка дел. Вам нужно сконцентрировать свое внимание на вещах, которые действительно имеют значение, которые действительно меняют мир.

Используйте приложение с таймером, чтобы отслеживать, сколько времени уходит на выполнение задач.

Самый простой способ узнать, сколько времени уходит на выполнение дел, — это засечь время. Приложения-таймеры бывают разных видов — от стандартного приложения-таймера на вашем телефоне до приложений Pomodoro. Приложение, которое вы используете, менее важно, чем сам процесс его использования. Главное — отслеживать свое время, записывая его в журнал.

Таблица приложений для таймера продуктивности

После того как вы выбрали приложение для таймера, вам нужно действительно его использовать. Возьмите на себя обязательство отслеживать то, что вы делаете, или, по крайней мере, время, которое вы тратите на выполнение продуктивных задач, и время, которое вы тратите на выполнение задач, которые вы делаете по необходимости.

Я рекомендую создать электронную таблицу со списком ваших задач, типом задачи, сколько времени у вас ушло на ее выполнение. Вы можете спросить себя: «Зачем я это делаю?» Ответ заключается в том, что вам нужно выяснить, сколько времени у вас уходит на выполнение задач. Наличие исторической записи ваших задач и того, сколько времени они заняли, также даст вам историческую картину вашей работы, но, что более важно, это поможет вам улучшить оценку своего времени и того, сколько времени требуется для выполнения задач.

Умение оценивать свое время — это ключевой навык, который необходимо освоить, чтобы быть продуктивным. Вы должны уметь планировать свое время. Когда вы будете хорошо понимать, сколько времени вам потребуется на выполнение дел, составлять расписание станет намного проще.

Используйте менеджер задач для управления своими задачами

Теперь, когда у нас есть наши тесты и мы примерно знаем, сколько времени займет их выполнение, нам нужно управлять ими. Я настоятельно рекомендую использовать менеджер задач. Менеджеры задач — это приложения, которые позволяют управлять всеми тестами и планировать их соответствующим образом. У Apple есть встроенный менеджер под названием Reminders, а у Google есть Google Keep для пользователей Android.

Если вы являетесь пользователем Android и хотите узнать, как пользоваться Google Keep, ознакомьтесь с руководством для начинающих по использованию Google Keep по ссылке ниже:

Этих двух встроенных менеджеров более чем достаточно для большинства людей. Если, однако, вы обнаружите, что достигли пределов возможностей этих приложений, существует несколько альтернатив. Некоторые более популярные менеджеры включают Todoist, Things и OmniFocus.

Если вы хотите узнать больше о Todoist или Things, ознакомьтесь с нашими статьями об этих приложениях по ссылкам ниже:

Найдите партнера по подотчетности

Подотчетность необходима для того, чтобы оставаться продуктивным. Иногда очень трудно заставить себя нести ответственность, поскольку наш разум очень хорошо умеет упорядочивать работу. Мы говорим себе: «Мы тяжело работали всю неделю, поэтому заслужили перерыв» или «Несколько минут игры в Call of Duty не повредят моей продуктивности». Конечно, несколько минут игры Call of Duty на самом деле не существует, поскольку каждая игра, в которую я играл, длилась не менее часа (но, опять же, это может быть только у меня).

Именно здесь может пригодиться партнер по подотчетности. Наличие подотчетного партнера заставляет вас отвечать за всю работу, которую вы делаете или не делаете. Знание того, что вы должны встретиться с кем-то или просто поговорить с ним и рассказать, что вы сделали или не сделали за неделю, может быть действительно полезным.

Я знаю, что многие из вас могут чувствовать себя сейчас немного неловко. Одно дело — пытаться сделать себя более продуктивным, но совсем другое — привлекать других людей, чтобы они помогли нам в этом. Если вы интроверт, это будет непростой задачей, не сомневайтесь.

Если вы можете справиться с этим, я настоятельно рекомендую найти партнера по подотчетности. Это не обязательно должно быть слишком сложно. Достаточно 15-минутного звонка или беседы за чашкой кофе, чтобы рассказать, над чем вы будете работать в течение недели. На следующей неделе проведите еще одну 15-минутную встречу, где вы проанализируете свой прогресс. Знание того, что вам необходимо встретиться с кем-то, поможет вам сосредоточиться, поскольку вы не хотите потерять лицо этого человека.

Основная причина, по которой партнеры по подотчетности работают так хорошо, заключается в том, что в то время как легко рационализировать себя, гораздо труднее рационализировать кого-то другого.

Создайте систему отслеживания своего прогресса, чтобы видеть, насколько продуктивно вы работаете.

Этот последний шаг очень важен. Вам необходимо отслеживать свой прогресс. Питер Друкер однажды сказал: «Что измеряется, то и управляется» (Источник). Система отслеживания поможет вам увидеть, где вы находитесь в данный момент на пути к своим целям. Во многих случаях это поможет определить курс, который мне необходимо скорректировать. Иногда, преследуя какую-то цель, мы понимаем, что она больше не является тем, чего мы действительно хотим, и нам нужно изменить цель.

Итак, как мы измеряем наш прогресс? Я настоятельно рекомендую завести электронную таблицу, в которой есть все категории, этапы и информация, необходимые для адекватного отслеживания того, насколько хорошо вы работаете над достижением своих целей. Самое замечательное в электронных таблицах то, что их табличная структура позволяет вам сформулировать ваши задачи и цели таким образом, чтобы вы могли эффективно их измерить.

Это не означает, что ваша электронная таблица должна быть чрезвычайно сложной. На самом деле, для большинства людей лучше, чтобы она была относительно простой, так как это облегчает ее ведение. Самое приятное в электронных таблицах — это то, что от простого к более сложному можно переходить постепенно.

Можете ли вы быть продуктивным все время?

Говоря о времени, действительно ли мы можем быть продуктивными все время? Читая эту статью, я понимаю, что вам может показаться, что это возможно, но на самом деле это не так. Никто не может быть продуктивным все время. Ни я, ни вы. Идея заключается в том, чтобы построить систему, которая позволит вам стать более продуктивным, чем вы есть сейчас. Система, которая позволит вам вернуться на путь, если вы сошли с рельсов. Идея о том, что мы можем быть продуктивными все время, просто нереальна.

Будут дни, когда вы будете просыпаться с нулевой мотивацией. И хотя во многих днях вы будете способны довести начатое до конца (особенно если будете применять некоторые приемы, описанные в этой статье), будут дни, когда вам это не удастся. Это реальность, и лучше смириться с ней, чем обманывать себя, полагая, что мы — машины для повышения продуктивности.

Ресурсы, которые помогут вам стать более продуктивным

Резюме

Быть более продуктивным — это цель, к которой мы все стремимся. Важно, что эта цель — путешествие, а не пункт назначения, и что на этом пути у вас будут взлеты и падения. Главное — не останавливаться на достигнутом и быть как можно более последовательным. Надеюсь, вам понравилась эта статья